¡Felicidades! Tu startup ha llegado al momento de un crecimiento acelerado. Está generando ingresos suficientes, has contratado a tus primeros empleados y el piso en el que empezasteis ya no vale como sede. Es hora de conseguir una oficina de verdad.

Ten claro ¿Para qué necesitas una oficina?

Antes de empezar con la búsqueda de la oficina es imprescindible tener claro ¿por qué estás mudando tu empresa? ¿qué es lo que necesitas? ¿cuántos empleados serán? ¿Necesitáis un espacio abierto? ¿Salas de reuniones? ¿Cuál sería el precio máximo? etc.

Sólo al definir la lista de requisitos y prioridades empieza la búsqueda de un espacio realmente rentable y eficiente.

Decide si necesitas una oficina

Dado que estamos en plena pandemia COVID 19 este párrafo es más importante que nunca. Valora si en realidad necesitas una oficina propia, porque si no es absolutamente necesario, hay otras opciones que pueden ser más lógicas y rentables.

Muchas empresas que no dependen de una colaboración física diaria están considerando seguir trabajando en remoto incluso después de la pandemia.

Algunas han optado por mudarse a una sede más pequeña para un sitio donde recibir a los clientes y tener las salas de reuniones mientras los trabajadores siguen trabajando desde casa la mayor parte del tiempo.

Por último, hay empresas que han decidido aprovechar los espacios co-working que reducen el gasto fijo de oficina y permiten escalar el espacio disponible según sea necesario.

Fuell – una startup que se dedica a la gestión automática de gastos corporativos nos comentaron que “gracias” al COVID ven que el modelo híbrido de tener una oficina pequeña mientras los empleados trabajan en remoto 50% de su tiempo puede ser la solución con la que se quedan incluso después de la pandemia.

Posición de la oficina

Si para tu empresa trabajar en remoto 100% o en un co-working no es una opción, necesitarás alquilar una oficina. Una de las cosas importantes a la hora de buscar una oficina es que tenga una buena ubicación y una gran accesibilidad.

Considera quiénes son tus empleados, dónde viven, dónde van a comer o llevar los niños a la guardería.

Identifica dónde viven tus empleados y, a partir de ahí, busca un espacio de oficina que sea relativamente conveniente para que todos viajen de forma regular.

Al mismo tiempo, piensa en los clientes que visitarían tus oficinas. Cuanto más accesible sea, más agradable será para ellos.

Considerar sub-alquilar la oficina

Si la empresa está empezando a generar ingresos de relevancia, pero todavía no es lo suficientemente rentable, es posible que no consigas convencer al resto de socios en alquilar una oficina por un largo periodo de tiempo.

Si este es tu caso, una de las opciones es subarrendar tu primer espacio de oficina. Los subarrendamientos a corto plazo suelen ser de mes a mes y algo menos comunes de semana a semana,  aunque algunos también pueden durar años completos.

Contratar una agencia para que lo busque

Si tu empresa no se dedica al mundo inmobiliario es buena idea contratar una agencia o agente que os ayude en la búsqueda.

Sin embargo, ten cuidado y no trabajes con una agencia que nunca haya encontrado con éxito un espacio de oficina para alguien que conoces o que no tiene una experiencia demostrable.

Otro tema que tienes que definir bien al contratar una agencia es el modelo de comisionamiento y el precio que tendrás que pagar.

Internet

Aunque puede parecer un consejo muy básico muchas veces se prevee este detalle y por error se alquila una oficina en una zona donde no llega buena conexión al internet.

Comprueba con el propietario si la oficina tiene acceso a fibra óptica y contacta con el proveedor de internet que te interesa y proporcionando la información de la dirección de la oficina en unos minutos te pueden informar.

Luz natural, silencio, calefacción y aire acondicionado

Que la oficina sea en una zona silenciosa y que tenga mucha luz es algo fundamental. Trabajar en una zona cercana a una calle muy ruidosa o en una oficina a la que llega muy poca luz natural hace que nadie quiere pasar el tiempo en ella.

Otro tema que tienes que comprobar son las instalaciones de calefacción y aire acondicionado. Muchas veces nos encontramos oficinas que lo tienen todo, pero que no tienen la calefacción en todas las salas de reuniones o que el aire acondicionado no llega a la zona común.